Quanto custa manter uma vaga aberta no escritório contábil

Todo sócio de escritório contábil já fez essa conta de cabeça, e quase sempre errado. A vaga do analista fiscal está aberta há sete semanas, e a sensação é de que o escritório está economizando um salário por mês enquanto procura a pessoa certa.

A folha realmente ficou mais leve. O resultado do escritório, não.

Por que o salário não pago não é economia?#

Porque a cadeira não existe para consumir salário. Ela existe para sustentar uma carteira de clientes que paga honorário todo mês.

Quando a cadeira fica vazia, a carteira não some. Ela é redistribuída, atrasa, ou as duas coisas. O salário que você deixou de pagar é a única linha visível de uma conta que tem outras três.

A pergunta correta não é quanto custa o profissional. É quanto vale a entrega que ele destrava.

Quanto a cadeira vazia deixa de faturar?#

Comece pela receita, não pela despesa. Pegue o honorário mensal das empresas que estavam sob responsabilidade direta daquela posição e divida por 21 dias úteis.

Faça a conta com o seu número, não com média de mercado. Se a carteira sob responsabilidade direta daquela cadeira soma R$ 30.000 de honorário por mês, cada dia útil parado custa cerca de R$ 1.430 em entrega que deixa de sair, antes de qualquer outro item entrar na conta. Troque o R$ 30.000 pelo honorário real da sua carteira e o resultado é o seu custo diário.

Compare esse número com o salário diário da posição. A diferença costuma ser de várias vezes, não de alguns pontos percentuais.

O que a vaga aberta cobra de quem ficou?#

Essa é a parcela que ninguém lança em planilha e que aparece três meses depois.

A carteira órfã foi dividida entre duas ou três pessoas que já estavam no limite. Elas entregam, porque time bom entrega, mas entregam com hora extra, com menos conferência e com mais risco de erro em obrigação com prazo legal.

Depois vem a parte cara. A pessoa que segurou a operação durante o buraco atualiza o currículo, atende o primeiro recrutador que liga e pede demissão. Agora você tem duas vagas abertas em vez de uma, e a segunda é de alguém que conhecia os clientes.

Qual é o custo de errar a contratação com pressa?#

Depois de dois meses de vaga aberta, o critério muda. O sócio que recusava candidato por detalhe começa a aprovar por alívio.

Contratação feita por cansaço tem uma assinatura reconhecível: a pessoa entra, o escritório descobre em quatro semanas que o nível técnico não cobre a rotina, e o ciclo recomeça do zero. Só que agora com a carteira mais bagunçada e a equipe mais desgastada que na primeira rodada.

O custo de errar não é o salário dos quatro meses. É o custo diário da cadeira vazia multiplicado por duas rodadas de processo, mais a confiança que a equipe perdeu no critério da mesa.

Como calcular o custo da sua vaga aberta?#

Faça a conta com os seus números, hoje, para a vaga que está aberta agora.

1. Receita mensal da carteira daquela cadeira, dividida por 21 dias úteis.
2. Mais o custo das horas extras de quem está cobrindo, por dia.
3. Mais uma estimativa do risco de churn da carteira redistribuída.
4. Menos o salário diário que você não está pagando.

O resultado é quanto aquela vaga tira do escritório por dia útil. Em posições técnicas contábeis, esse número quase sempre fica em várias vezes o salário diário da cadeira, porque o honorário que a posição sustenta é maior que o custo dela.

Multiplique pelos dias que a vaga já está aberta. É esse valor, e não o salário, que deveria definir a urgência do processo.

Quanto tempo é tempo demais?#

Não existe número universal, existe ponto de virada. É o dia em que o custo acumulado da vaga aberta passa o valor que você economizaria segurando mais um pouco por um candidato melhor.

Na nossa operação, a shortlist sai em 15 dias úteis contratuais, contados do briefing alinhado. Não porque prazo curto seja mérito em si, mas porque cada semana a mais é dinheiro saindo de uma conta que o escritório não está olhando.

O funil roda em 100:30:5. Cem profissionais mapeados, trinta entrevistados em profundidade, cinco finalistas com parecer escrito e IQC calculado. As sete camadas de triagem fecham antes da sua entrevista: a sexta alinha pretensão e viabilidade financeira, e a sétima valida intenção real de mudança, risco de contraproposta e data possível de início.

Essa última camada existe justamente por causa desta conta. Candidato que aceita e não aparece zera o relógio e devolve o escritório para o dia um.

Se a contratação não se sustentar dentro do período de 45 dias, o ciclo de reposição é realizado sem custo para o escritório. A garantia protege exatamente o número que você calculou acima.